A expedição de pedidos é uma das etapas mais críticas no processo logístico de um e-commerce. Qualquer erro nessa fase pode resultar em insatisfação do cliente, retrabalho, devoluções e prejuízos financeiros. Muitas vezes, esses erros podem ser evitados com processos bem definidos e o uso de tecnologias adequadas.
Neste artigo, vamos analisar os erros mais comuns na expedição de pedidos e apresentar soluções práticas para garantir uma operação mais eficiente e satisfatória para os consumidores.
Erros na Separação de Pedidos:
Um dos erros mais frequentes na expedição de pedidos é a separação incorreta dos produtos. Isso pode ocorrer quando os itens do pedido são trocados, esquecidos ou embalados de maneira equivocada.
A falta de organização no armazém, uma comunicação deficiente entre as equipes e o não uso de tecnologias adequadas são fatores que contribuem para esses erros.
Solução:
Automatização e Tecnologia: Adote sistemas de gerenciamento de armazém (WMS) que orientam a equipe de separação, garantindo que os itens corretos sejam retirados na quantidade exata. O uso de scanners de código de barras ou RFID pode minimizar os erros humanos.
Processos Padronizados: Estabeleça processos bem definidos para a separação de pedidos, como o uso de prateleiras numeradas, divisões de áreas específicas para cada produto e rotinas claras para checar os itens antes da embalagem.
Treinamento Contínuo: Realize treinamentos regulares com a equipe para reforçar a importância da precisão na separação e a utilização das ferramentas de apoio.
Falta de Controle no Inventário e na Expedição de Pedidos:
A falta de um controle rigoroso de inventário pode resultar em rupturas de estoque, quando os produtos que parecem estar disponíveis não estão realmente no armazém, ou no excesso de estoque, o que pode levar ao acúmulo de itens não vendidos.
Isso compromete a capacidade de expedição e impacta a experiência do cliente, que pode enfrentar atrasos ou até mesmo cancelamentos de pedidos.
Solução:
Inventários Regulares: Realize inventários periódicos para garantir que o estoque esteja sempre atualizado. O uso de tecnologias como RFID ou códigos de barras facilita esse processo e reduz o risco de erros.
Gestão Inteligente de Estoque: Utilize sistemas de gestão de estoque (como a Expedy) para integrar as vendas e o estoque em tempo real. Isso assegura que as quantidades disponíveis estejam sempre corretas, evitando surpresas durante a expedição.
Integração de Canais de Vendas: Se você vende em múltiplos canais (marketplaces, site próprio, lojas físicas), certifique-se de que o sistema de estoque esteja integrado e atualizado automaticamente, para evitar divergências entre os diferentes pontos de venda.
Embalagens Inadequadas:
O uso de embalagens inadequadas pode causar danos aos produtos, aumentando o número de devoluções e trocas. Além disso, embalagens mal dimensionadas podem gerar custos extras com transporte e aumentar o impacto ambiental.
Solução:
Embalagem Adequada para Cada Produto: Utilize embalagens que protejam adequadamente o produto durante o transporte. Para itens frágeis, considere o uso de materiais adicionais, como plástico bolha ou papel kraft.
Dimensionamento Inteligente: Certifique-se de que as embalagens sejam do tamanho adequado para os produtos. O uso de embalagens sob medida pode reduzir o desperdício e otimizar os custos com frete.
Sustentabilidade: Opte por materiais recicláveis e biodegradáveis sempre que possível, além de garantir que o design da embalagem minimize o uso excessivo de materiais.
Falhas na Etiquetagem e Documentação na Expedição de Pedidos:
A etiquetagem incorreta ou a ausência de documentos necessários podem causar atrasos significativos na expedição de pedidos.
Etiquetas com informações erradas podem resultar no envio para o endereço incorreto, enquanto a falta de documentos fiscais pode impedir a entrega, especialmente em transações internacionais.
Solução:
Automação da Etiquetagem: Utilize sistemas automatizados para gerar etiquetas de envio e documentos fiscais, garantindo que todas as informações estejam corretas e atualizadas.
Verificação de Dados: Antes de concluir o processo de expedição, faça uma verificação dupla para garantir que todos os dados do pedido estejam corretos, incluindo o endereço de entrega e os documentos necessários.
Documentos Digitais: Sempre que possível, automatize o envio de documentos fiscais e comprovantes de entrega para os clientes, evitando erros manuais e agilizando o processo.]
Erros na Escolha do Método de Envio:
Selecionar o método de envio errado para o cliente pode gerar atrasos na entrega ou custos inesperados. Além disso, não oferecer alternativas de envio que atendam às necessidades dos clientes pode prejudicar a experiência de compra.
Solução:
Diversificação de Opções de Envio: Ofereça uma variedade de métodos de envio (expedição padrão, expedição expressa, entrega no mesmo dia, etc.) e permita que o cliente escolha a opção mais adequada às suas necessidades.
Integração com Transportadoras: Utilize sistemas integrados que conectem automaticamente sua plataforma de e-commerce com transportadoras, permitindo a escolha do método de envio de forma mais eficiente e sem erros.
Acompanhamento e Transparência: Proporcione aos clientes o rastreamento em tempo real dos seus pedidos, o que melhora a experiência do cliente e reduz as dúvidas quanto ao status da entrega.
Falta de Comunicação com o Cliente:
A falta de comunicação eficaz durante o processo de expedição pode gerar ansiedade no cliente e resultar em uma experiência negativa. O cliente precisa saber quando o pedido foi enviado, qual é o prazo de entrega e, em caso de problemas, como ele pode resolver a situação.
Solução:
Comunicação Proativa: Envie notificações automáticas para o cliente em todas as etapas do processo de expedição: confirmação do pedido, separação, envio e previsão de entrega. Isso cria confiança e ajuda a reduzir a quantidade de consultas ao suporte.
Suporte ao Cliente: Ofereça um canal de atendimento eficiente para que os clientes possam esclarecer dúvidas ou resolver problemas relacionados ao envio. A agilidade na resposta é fundamental para manter a satisfação.
Erros no Processamento de Devoluções e Trocas na Expedição de Pedidos:
Erros no processo de devolução ou troca podem gerar frustração para o cliente e perda de tempo para a equipe. Se a devolução não for registrada corretamente ou o produto não for trocado por um item adequado, o cliente pode perder a confiança na sua loja.
Solução:
Processos Claros para Devoluções e Trocas: Defina e comunique claramente a política de devolução e troca para os clientes. Facilite o processo, proporcionando etiquetas de devolução e prazos bem definidos.
Sistemas de Gestão de Devoluções: Utilize sistemas que integrem as devoluções no processo logístico, garantindo que os itens retornados sejam processados rapidamente e as trocas sejam enviadas sem atrasos.
